Bade Blog: Pembuatan model data dan design database

1. Proses Desain Database

Dalam mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Langkah-langkah tersebut diantaranya :

1. Analisis Persyaratan

memahami dan mengetahui data yang harus disimpan dalam database, aplikasi apa yang harus dibangun diatasnya, dan jenis operasi apa yang lebih banyak digunakan dan subyek untuk melakukan persyaratan yang ada, atau dengan kata lain, kita harus tau apa yang diinginkan pengguna database tersebut.

2. Desain Database Konseptual

Informasi dikumpulkan pada saat analisis persyaratan digunakan untuk mengembangkan deskripsi data tingkat tinggi yang harus disimpan dalam database bersama batasan yang telah diketahui untuk menetapkan penyimanan data tersebut. Dalam langkah inilah entitas, atribut dan batasanya yang terlibat dalam desain aplikasi database ditentukan. Langkah ini sering dilakukan dengan model ER diagram.

3. Desain Database Logika

Dalam langkah ini adalah menentukan/memilih DBMS yang akan digunakan untuk mengimplementasikan desain database dan mengubah konsep desain database menjadi sebuah skema database dalam model data dari DBMS terpilih. Dalam langkah ini merupakan proses perubahan dari skema ER diagram menjadi skema Database Relasional (RDBMS)

4. Perbaikan Skema

Menganalisis sekumpulan relasi dalam skema database relasional (RDBMS) untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul dan memperbaikinya

5. Desain Database Fisik

melakukan pertimbangan-pertimbangan beban kerja umum yang diharapkan dapat didukung oleh database yang kita gunakan dan memperbaiki desain database di masa mendatang untuk memastikan terpenuhinya kriteria performa yang diinginkan. Langkah ini mencakup pembuatan indeks pada beberapa tabel dan mengelompokan beberapa tabel atau bahkan melibatkan desain ulang substansial terhadap beberapa bagian skema database yang didapat dari langkah pertama desai database.

6. Desain Aplikasi dan Keamanan

Setiap proyek perangkat lunak yang melibatkan sebuah DBMS harus mempertimbangkan aspek aplikasi yang berada di luar database itu sendiri. Dalam hal ini kita harus mengidentifikasi entitas (ex; pengguna, grup-grup pengguna dan bagian-bagian lain) dan proses-proses yang terlibat dalam aplikasi. Kita harus menggambarkan peran setiap entitas dalam setiap proses yang akan direfleksikan pada beberapa tugas aplikasi, sebagai bagian dari aliran kerja lengkap untuk tugas tersebut.

Selanjutnya adalah fase implementasi, kita harus mengkodekan tiap tugas ke dalam sebuah bahasa aplikasi (ex: java), menggunakan DBMS untuk mengakses data.

2. Diagram Hubungan –Entitas (Entity-Relationship)

Diagram E-R adalah suatu tehnik grafis yang menggambarkan skema database yang menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitas tersebut. Disamping itu juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan dalam organisasi. Dalam diagram E-R digambarkan dalam bentuk persegi panjang.

3. Model data REA

Model data REA adalah model data yang digunakan untuk mendesain database secara konseptual dengan cara mengidentifikasikan entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan kedalam database dan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut. Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu:

Sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.
Kegiatan (event) adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
Pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.

Pembuatan model data dalam proses Desain database

4. proses pembangunan data REA dalam siklus transaksi

Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut:

1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi-untuk-menerima, dalam siklus tersebut.

2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.

4. Tetapkan kardinalitas (cardinalities) setiap hubungan.

Langkah 1 : Identifikasi Kegiatan Pertukaran Ekonomi dalam Membangun Diagram REA untuk satu Siklus Transaksi.

Gambar DD-4 memperlihatkan bahwa pola dasar REA terdiri dari sepasang kegiatan, satu kegiatan meningkatkan beberapa sumber daya, dan kegiatan satunya menurunkan beberapa sumber daya. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.

Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya, kolom tengah untuk kegiatan, dan kolom kanan untuk pelaku.

Kemudahan untuk membaca diagram dapat ditingkatkan apabila entitas kegiatan digambar dari atas ke bawah, sesuai dengan urutan kejadiannya. Jadi, perancang database mulai membuat Gambar DD-6 dengan memperlihatkan entitas penjualan di atas entitas kegiatan tanda terima kas, di dalam kolom tengah kertasnya.

Gambar DD-6

Langkah 2: Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku dalam Membangun Diagram REA untuk satu Siklus Transaksi.

Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. Melanjutkan contoh sebelumnya, Perancang database mengamati bahwa kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan, dan bahwa kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan. Oleh sebab itu, perancang database menambahkan entitas persediaan dan kas di dalam kolom sumber daya, serta menggambar hubungan arus barang antara kedua entitas tersebut dan kegiatan yang mempengaruhi keduanya.

Bagaimana dengan piutang? Piutang tidak dimodelkan sebagai entitas terpisah karena piutang bukanlah objek yang independen. Sebaliknya, piutang hanya mewakili perbedaan waktu antara dua kegiatan, yaitu: penjualan dan penerimaan kas. Piutang hanya mewakili penjualan yang pembayarannya belum diterima dari pelanggan. Konsekuensinya, apabila data mengenai penjualan dan penagihan kas telah disimpan di dalam database, seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menghitung piutang dapat diambil dari informasi yang disimpan mengenai kedua kegiatan tersebut.

Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan atau penyedia barang/vendor) yang terlibat dalam setiap kegiatan. Di dalam kasus siklus pendapatan PERUSAHAAN, pelanggan dan staf penjualan terlibat daiam kegiatan penjualan. Jadi, Perancang database memasukkan tiga entitas pelaku dalam diagram REA siklus pendapatan PERUSAHAAN, yaitu: staf penjualan, pelanggan, dan kasir. Perancang database kemudian menambahkan hubungan untuk mengindikasikan pelaku mana yang terlibat dalam suatu kegiatan. Demi menghindari kekacauan, perancang database tidak menggambar berulang-ulang entitas pelanggan.

Gambar DD-6

Merupakan hal yang penting untuk dipahami bahwa pelaku dalam model data REA mewakili fungsi, bukan mewakili orang tertentu. Jadi, di dalam Gambar DD-6, Perancang database membuat model entitas staf penjualan dan pelanggan, sebagai entitas terpisah. Akan tetapi, mungkin saja bahwa orang yang sama melakukan kedua peran entitas tersebut. Contohnya, di dalam penjualan tunai, staf penjualan juga dapat bertindak sebagai kasir dan menagih pembayaran dari pelanggan. Akan tetapi, dalam diagram REA akan tetap dimasukkan dua pelaku sebagai model situasi ini.

Akhirnya, Perancang database mempertimbangkan apakah perancang database perlu menambahkan hubungan lain antar-entitas. Model REA mensyaratkan bahwa setiap kegiatan dihubungkan paling tidak ke satu sumber daya, dan paling tidak dua pelaku. Informasi semacam ini memerlukan tambahan informasi dari wawancara dengan pihak manajemen, untuk mengidentifikasi kemungkinan hubungan lainnya. Contohnya, apabila organisasi mmgarahkan seorang pelanggan ke staf penjualan tertentu untuk menyediakan pelayanan yang sama, maka hubungan langsung antara kedua entitas tersebut (staf penjualan dan pelanggan) akan ditambahkan dalam diagram. Perancang database memutuskan bahwa perancang database tidak perlu memasukkan hubungan semacam ini untuk PERUSAHAAN. Pada tahap ini, diagram REA Perancang database untuk siklus pendapatan PERUSAHAAN akan tampak seperti Gambar DD-3.

Gambar DD-3

Langkah 3: Masukkan Kegiatan Komitmen dalam Membangun Diagram REA untuk satu Siklus Transaksi.

Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.

Gambar DD-3

Walaupun Gambar DD-3 secara akurat memodelkan penjualan PERUSAHAAN ke pelanggan yang datang ke toko, Perancang database tahu bahwa PERUSAHAAN juga menerima pesanan dari pelanggan dalam tiga cara, yaitu: melalui Internet, telepon, dan surat.

Merupakan hal yang penting bagi PERUSAHAAN untuk secara akurat memperbarui informasi mengenai pesanan-pesanan ini agar manajemen mengetahui kapan saatnya memesan kembali berbagai barang persediaan. Selain itu, merupakan hal yang penting pula untuk diketahui pesanan mana yang telah dikirim dan kapan waktu pengirimannya. Oleh sebab itu,

Perancang database mernutuskan untuk mengganti kegiatan pertukaran ekonomi tunggal yang diwakilkan sebagai penjualan dalam Gambar DD-3, dengan kombinasi kegiatan komitmen, yang disebutnya sebagai pesanan pelanggan, dan dengan kegiatan pertukaran ekonomi yang tetap disebutnya sebagai penjualan.

Perancang database memutuskan bahwa kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko, karena. PERUSAHAAN mengumpulkan informasi yang hampir sama mengenai kedua jenis penjualan tersebut. Perbedaan utama antara kedua kegiatan tersebut adalah penjualan yang terjadi di toko tidak memiliki nomor dokumen pengiriman.

Akan tetapi, Perancang database rnemutuskan untuk tidak memecah kegiatan pertukaran penerimaan kas. Satu-satunya hal yang perlu dilacak PERUSAHAAN adalah penerimaan pembayaran yang sesungguhnya, walaupun untuk pembayaran pelanggan diterima pada saat penjualan, seperti yang umumnya terjadi untuk penjualan di toko, atau penjualan melalui surat.

Akan tetapi, bagaimana dengan penagihan pada pelanggan? Perancang database tidak membuat model penagihan sebagai sebuah kegiatan, karena ini bukanlah merupakan kegiatan pertukaran ekonomi maupun komitmen. Mencetak faktur penjualan dan mengirimkannya ke pelanggan tidak meningkatkan atau mengurangi jumlah sumber daya.

Penagihan juga tidak mewakili komitmen organisasi untuk melaksanakan pertukaran ekonomi di masa mendatang. Kewajiban pelanggan untuk membayar organisasi penjual bukan muncul dari aktivitas penagihan, tetapi dari pengiriman barang dagangan. Aktivitas penagihan hanyalah sebuah kegiatan pemrosesan informasi yang hanya mengambil informasi dari database mengenai pesanan pelanggan dan kegiatan penjualan yang telah terjadi.

Organisasi membangun database untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan informasi mengenai aktivitas rantai nilai mereka. Aktivitas proses informasi seperti ini tidak merubah isi database, dan karenanya, tidak dimodelkan sebagai kegiatan dalam diagram REA. Konsekuensinya, aktivitas pencetakan dan pengiriman faktur penjualan tidak perlu muncul dalam diagram REA siklus pendapatan organisasi.

Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas (Cardinalities) Hubungan dalam Membangun Diagram REA untuk satu Siklus Transaksi.

Langkah terakhir dalam menggambar diagram REA untuk satu siklus transaksi adalah menambahkan informasi mengenai sifat hubungan antar-entitas.

Pembahasan ini, mengadopsi notasi Batini untuk mewakili informasi kardinalitas. Jadi, pasangan huruf dan angka dalam tanda kurung yang terdapat di setiap entitas Gambar DD-6, mewakili kardinalitas minimum dan maksimumnya, sesuai dengan keterlibatan entitas dalam hubungan tersebut. Sayangnya, tidak ada standar universal untuk mewakili informasi mengenai kardinalitas dalam diagram REA.

Gambar DD-6